Bab 4
Responsibility
Centers: Revenue and Expense Centers/Pusat
Tanggungjawab: Pusat Pendapatan dan Pengeluaran
Di bab 4 sampai 7, kita membahas
konteks terkait proses kontrol. Kita jelaskan karakteristik organisasi yang
mempengaruhi proses kontrol, fokus pada berbagai tipe pusat tanggungjawab,
teknik-teknik yang penting untuk kontrolnya, dan metrik yang tersedia untuk
evaluasi kinerja manajer terkait centers/pusat tersebut. Responsibility centers merupakan struktur sistem kontrol dan
penempatan tanggungjawab terhadap sub unit organisasi yang harus merefleksikan
strategi organisasi. Dalam bab-bab ini kita me-review pertimbangan terkait dalam penugasan financial rsponsibility/tanggungjawab keuangan (dalam hal biaya,
pendapatan, profit, dan aset) terhadap sub unit organisasi.
Kita mulai Bab 4
dengan menjelaskan sifat alamiah Responsibility
centers secara umum dan kriteria keefisienan dan keefektifan yang sesuai
dalam pengukuran kinerja para manajer mereka. Kemudian kami menjelaskan 2 tipe
yang berbeda dari responsibility centers:
revenue centers/pusat pendapatan
(yang dijelaskan dengan singkat) dan expense
centers/pusat pengeluaran (didiskusikan lebih jauh). Expense centers dibagi
menjadi dua kategori: engineered expense centers dan discretionary expense
centers. Kami mempertimbangkan tipe tipe yang paling umum dari discretionary
expense centers: administrative and support center, research and development
(R&D) centers, dan marketing centers.
Dalam Part 2 di
buku ini, kita mendiskusikan tentang bagaimana kontrol keuangan tambahan dengan
pengukuran kinerja non finansial.
Responsibility Centers
Responsibility centers adalah suatu
unit organisasi yang dipimpin oleh seorang manajer yang bertanggung jawab
terhadap berbagai kegiatannya. Umumnya, suatu perusahaan merupakan kumpulan
dari responsibility centers, yang
masing-masingnya diwakili oleh suatu kotak tabel organisasi. Responsibility centers ini membentuk
suatu hirarki. Pada level terendah adalah pusat section/bagian, work shift, dan
unit organisasi kecil lainnya. Unit bisnis atau departemen berisi beberapa unit
lebih kecil ini yang lebih tinggi di dalam hirarki. Dari sudut pandang
manajemen senior dan dewan direktur/dewan direksi, keseluruhan perusahaan
adalah suatu pusat tanggung jawab/ responsibility
centers, meskipun istilahnya sering digunakan pada unit di dalam
perusahaan.
Sifat
ilmiah responsibility centers
Suatu responsibility centers hadir untuk menyelesaikan satu atau beberapa
sasaran, diistilahkan dengan tujuan.
Perusahaan secara keseluruhan mempunyai tujuan, dan senior manajemen memutuskan
pada serangkaian strategi untuk menyelesaikan tujuan itu. Tujuan dari berbagai responsibility centers di perusahaan
adalah untuk membantu mengimplementasikan strategi itu. Karena setiap
organisasi adalah merupakan jumlah dari responsibility
centers nya, jika tiap responsibility
centers sukses dengan tujuannya, maka tujuan organisasi akan diraih.
Exhibit 4.1
memperlihatkan operasi dasar dari tiap responsibility
centers. Responsibility centers menerima
input, dalam bentuk material, pekerja, dan layanan. Dengan menggunakan working
capital (misal, inventaris, uang yang dapat diterima), peralatan, dan aset
lainnya, responsibility centers
melakukan kinerja pada fungsi tertentunya, dengan tujuan utama mengantarkan
input terhadap output, apakah itu tengible atau intangible. Pada proses
produksi, output itu berupa barang. Pada unit staf, seperti sumber daya
manusia, transportasi, engineering, akunting, dan administrasi, outputnya
adalah pelayanan.
Produknya
(misalnya, barang dan jasa) diproduksi oleh responsibility
center yang bisa saja dilengkapi oleh bagian lain selain responsibility center, apakah itu input,
atau di luar pasar, dimana hal itu adalah output organisasi secara keseluruhan.
Pendapatan adalah jumlah yang diperoleh dari penyediaan output-output itu.
Hubungan
antara Input dan Output
Manajemen bertanggung jawab untuk
meyakinkan optimalisasi hubungan antara input dan output. Dalam beberapa
pusat/centers, hubungan itu bersifat sebab akibat dan langsung, seperti pada
departemen produksi, misalnya, dimana input bahan mentah menjadi bagian fisik
dari barang selesai/akhir. Di sini, kontrol fokus pada penggunaan minimum input
yang dibutuhkan untuk memproduksi output tertentu berdasarkan spesifikasi tertentu
dan standar kualitasnya, pada waktu yang diminta, dan jumlah yang ditentukan.
Dalam beberapa
situasi, bagaimanapun, input tidak terkait langsung terhadap output.
Pengleuaran iklan merupakan suatu input yang ditujukan untuk peningkatan
pendapatan penjualan; tetapi ketika pendapatan dipengaruhi oleh banyak faktor
selain periklanan, hubungan antara iklan yang meningkat dengan berbagai
subsequent dalam pendapatan jarang dilaksanakan, dan keputusan manajemen untuk
meningkatkan belanja iklan sebenarnya berdasar pada keputusan bukan kepada
data. Dalam penelitian dan pengembangan, hubungan antara input dan output lebih
ambigu; nilai usaha R&D hari ini bisa saja tidak diketahui selama beberapa
tahun, dan jumlah optimal dari perusahaan yang diberikan untuk R&D tidak
dapat ditetapkan.
Pengukuran
input dan output
Banyak input yang digunakan oleh responsibility
centers dapat dikatakan
sebagai pengukuran fisik-jumlah jam pekerja, literan minyak, rim-an kertas, dan
kilowatt listrik. Dalam sistem manajemen kontrol jumlah kuantitatif ini
diterjemahkan menjadi istilah monetari; uang merupakan sebutan umum untuk
membandingkan sumber daya yang berbeda. Nilai monetari itu dihitung dengan
pengalian kuantitas terhadap harga tiap unit (misal, rata-rata jumlah jam
kerja). Hasil penjumlahannya dinamakan dengan “cost/biaya”; cara inilah yang biasa digunakan dalam input responsibility centers. Biaya merupakan
pengukuran uang dari sejumlah sumber daya yang digunakan oleh responsibility centers.
Sebagai catatan
bahwa input adalah sumber daya yang digunakan oleh responsibility center. Pasien di rumah sakit atau siswa di
sekolahan bukanlah input. Input itu adalah sumber daa yang digunakan oleh rumah
sakit atau sekolah untuk menyelesaikan tujuan dari merawat pasien atau mendidik
siswa.
Lebih mudah
dalam mengukur biaya input daripada menghitung nilai output. Misalnya,
pendapatan tahunan bisa menjadi suatu pengukuran yang penting dari suatu output
organisasi yang berorientasi profit, tetapi hal itu tidak akan memperlihatkan
semua hal bahwa organisasi melakukannya selama tahunitu. Input seperti kegiatan
R&D, pelatihan sumber daya manusia, periklanan dan promosi penjualan
mungkin tidak akan berakibat pada output pada tahun tersebut. Tidak juga bahwa hal
itu mungkin untuk mengukur secara akurat nilai dari hasil kerja departemen
Humas, departemen quality control, atau staf legal. Pada organisasi nonprofit,
bisa saja tidak ada pengukuran kuantitatif untuk output apapun; suatu kampus
dapat dengan mudah mengukur jumlah lulusan, tetapi tidak tentang seberapa
banyak pendidikan yang mereka dapat. Banyak organisasi bahkan tidak mengukur
outputnya dari suatu responsibility
centersnya. Yang lainnya menggunakan perkiraan, atau surrogate numbers, sambil menjawab keterbatasannya.
Keefisienan
dan efektifitas
Konsep input, output, dan biaya
dapat digunakan untuk menjelaskan makna efisiensi dan efektifitas, yang
merupakan dua kriteria yang digunakan untuk mengukur kinerja responsibility centers. Istilah ini
sering dipakai hanya sebagai ukuran perbandingan, dan bukan suatu yang absolut.
Kita tidak mengatakan bahwa Responsibility
Centers A 80% efisien; tetapi kita mengatakan bahwa dia lebih (atau kurang)
efisien daripada pesaingnya, lebih (atau kurang) efisien sekarang daripada
waktu lalu, lebih (atau kurang efisien) dibanding anggarannya, lebih (atau
kurang efisien) daripada Responsibility Centers
B.
Efisiensi adalah
rasio output terhadap input, atau sejumlah output tiap unit dari input. Responsibility Centers A lebih efisien
daripada Responsibility Centers B (1)
jika ia menggunakan lebih sedikit sumber daya daripada Responsibility Centers B tetapi memproduksi output yang sama atau
(2) jika ia menggunakan sejumlah sumber daya yang sama tetapi memproduksi
output yang lebih besar.
Perlu dicatat
bahwa kriteria pertama tidak memperlihatkan bahwa output harus bersifat dapat
dihitung; hanya mudah sekali memutuskan bahwa output dari dua unit adalah
dinilai sama; jika demikian, asumsi bahwa kedua center melakukan kinerja
memuaskan dan pekerjaan yang dihargai merupakan pekerjaan yang mempunyai jarak
perbandingan, maka unit dengan input lebih rendah (misalnya biaya lebih rendah) adalah yang
lebih efisien. Dalam kriteria kedua, bagaimanapun, ketika inputnya sama tetapi
outputnya berbeda, maka digunakan pengukuran output; dimana hal ini merupakan
penghitungan yang lebih sulit.
